Présentation du système de dénonciation de l’ACBF
Qu’est-ceque la dénonciation ?
La dénonciationest un processus de notification d’incidentsoud’incidentsprésumés de fraude, corruption oufauteprofessionnellesur les activités et opérationsfinancées par l’ACBF en prenant contact avec la Fondation, soit de manièreanonymeououvertement, à travers le systèmeconfidentielmis en place. Ces notifications sontguidéespar la politique de prévention de la fraude et de la corruption qui souligne :‘’ l’ACBFs’engage à promouvoir et adhère aux normes les plus élevées de probité et de responsabilitédansl’utilisation des ressourcespubliques et adopteune position de tolérancezéro à l’égard des cas de fraude et de corruption constatésdans les activités et opérationsfinancées par l’ACBF. ‘’
La notification des incidents de fraude, de corruption et de fauteprofessionnellepeutémaner du personnel de l’ACBF, des bénéficiaires de subventions et leur personnel ouautres parties externes. Le personnel de l’ACBF a l’obligation de divulguertoutefraudeou corruption portée à son attention etdanstous les casseptjours au plus tard après en avoirétéinformé.
Quelssont les caspris en compte par le système de dénonciation ?
Le système de dénonciation de l’ACBFestdestiné à signaler toutefaute susceptible d’entraver la réalisation des résultats par l’ACBF en tantqu’institution et tous les projets et programmesfinancésdans la réalisation des objectifs. Les caspeuventcomprendre sans s’y limiter, l’abus du produit de la subvention ACBF, la falsification des documents et des signatures, l’utilisation à des fins personnelles des biens des projets/programmes, la manipulation des offres/commandes et fractionnement pour éviterl’appeld’offres, accepter les soumissionstardives, collusion avec les fournisseurs et processus pour atteindre les résultatssouhaités, manipulation des processus de sélection des agents du personnel.Le système de dénonciationn’est pas destiné à signaler des griefspersonnels, cescasrelèvent du Département des ressourceshumaines de l’ACBFou de la direction de l’organisationouprojetconcerné.
Comment signaler cescas à l’ACBF ?
ACBF a uncourrielsécurisédédié aux plaintes relatives aux dénonciationsgérédirectement par le directeur du Département de l’audit: IAD@acbf-pact.org
Comment l’ACBFtraite-t-elle les plaintes relatives à la dénonciation ?
Conformément au Protocoled’affectation des plaintes relatives à la dénonciation de l’ACBF, touteplaintereçue à travers le système de dénonciation sera transmiseà:
- leprésident du Comitéd’audit et des risques (CAR) du Conseild’administrationsi la plainteportesur les membres du Conseilou du secrétaireexécutif.
- Le chef du Département de l’audit interne si la plainteportesur la gestion de l’ACBF, son personnel (à l’exclusion du personnel de l’Audit interne) et les consultants employés par l’ACBF.
- Le président du CAR si la plainteportesur le personnel de l’Audit interne de l’ACBF y compris le chef du Département.
- Le chef Département de l’audit interne si la plainteportesur les bénéficiaires de subventions de l’ACBF, les sous bénéficiaires, associésainsiqueleur direction et personnel.
Notification estfaite au secrétaireexécutif de l’ACBF des casportantsur la gestion de l’ACBF, son personnel ainsique les bénéficiaires de subventions de l’ACBF, les sous bénéficiaires et associés.
Qui mène les enquêtessur les cassignalés à travers le système de dénonciation ?
Le Département de l’audit interne de l’ACBFprocède aux enquêtessur les cassignalés. Afin de conserver l’indépendanceorganisationnelle et garantirl’objectivité de son travail, le Département de l’audit interne rend comptedirectement au Comitéd’audit et des risques (CAR) du Conseild’administration et administrativement au secrétaireexécutif de l’ACBF.
Selon la gravitéet la complexité du cassignalé et la décision du Comitéd’audit et des risques, l’enquêtepeutégalementêtremenée par un consultant/enquêteurindépendant.
Quellessont les procéduressuivieslorsqu’uneplainte fait l’objetd’enquêtes ?
Unefoisuncassignalé à travers le système, ilesttransmisdans les 48 heures au président du CAR ou au chef du Département de l’audit interne. Ensuite :
- Une notification estenvoyée au dénonciateuraccusantréception.
- Le casestanalyséafind’établirs’ilrelève du mandat de l’ACBF. Si teln’est pas le cas, ilpeutêtrepartagé avec l’organisationextérieureconcernée et une notification estenvoyée au dénonciateur.
- Si le casrelève du mandat de l’ACBF, uneévaluationpréliminaireesteffectuéeafin de déterminers’il y a suffisamment de motifs d’entreprendreuneenquêteapprofondie.
- À la suite de l’enquêtenécessaire à travers un examensommaire et/ou le travail sur le terrain, un rapport estsoumis au Comitéd’audit et des risques du Conseild’administration et au secrétaireexécutif.
- Le résumé du résultat de l’enquêteestégalementpartagé avec le dénonciateur.
- Si la corruption, fraudeouprévaricationestavérée, l’ACBFinvoquera les sanctions nécessairesconformément aux règles, règlements et procédures de la Fondation.
De quelle protection bénéficie le dénonciateur en cas de représailles ?
Le Département de l’audit interne de l’ACBFet les autres parties concernéesgarantissent la confidentialité et la protection de l’identité du dénonciateur, saufsijuridiquementilssontobligés de la divulguer.
Au casoù le membre du personnel de l’ACBF, à l’origine des dénonciations, fait l’objet de représaillesou de menaces de représailles, ildevraitprendre contact avec le chef du Département de l’audit interne avec toutes les informations et documents disponibles. En fonction de la gravité du cas, le secrétaireexécutifpeutnotifier le Conseild’administration des circonstances et des mesuresprisesafin de protéger le dénonciateur.
L’ACBF devraégalements’engager à protéger les dénonciateursautresqueceux relevant de son personnel.Toutefois, la protection quel’ACBF pour offrir aux parties extérieuresestlimitée à sesmoyens.
